Datenschutzerklärung Werk & Wandel Baudoku

Stand: 01.09.2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist:

Andre Rehermann, Einzelunternehmer, handelnd unter „Werk & Wandel"
Leonardstraße 2, 33098 Paderborn
E-Mail: info@werkundwandel.digital · Telefon: 015233515716

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO in Verbindung mit § 38 BDSG nicht vorliegen. Für Anliegen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an die oben genannte Adresse.

2. Wofür wir verantwortlich sind – und wofür nicht

Baudoku ist eine Anwendung, mit der Handwerksbetriebe ihre Baustellen dokumentieren. Dabei gibt es zwei getrennte Ebenen, für die unterschiedliche Rollen gelten. Diese Unterscheidung ist wichtig, damit Sie wissen, an wen Sie sich mit welchem Anliegen wenden.

Für die zweite Ebene gilt: Wir verarbeiten diese Daten nur nach Ihrer Weisung, nicht für eigene Zwecke. Eine Nutzung zum Training, zur Verbesserung oder zur Evaluierung von Modellen künstlicher Intelligenz ist vertraglich ausgeschlossen. Anfragen Ihrer Beschäftigten oder Ihrer Auftraggeber zu diesen Daten richten sich an Sie als Verantwortlichen; wir unterstützen Sie dabei.

3. Grundsätze

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht. Wir erheben nicht mehr Daten als nötig, speichern sie nicht länger als erforderlich und schützen sie durch technische und organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik.

4. Einzelne Verarbeitungen

4.1 Aufruf der Anwendung und Protokolldaten

Beim Aufruf der Weboberfläche werden technisch bedingt Daten übertragen und in Protokolldateien gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Statusmeldung, verwendeter Browser und Betriebssystem sowie die zuvor besuchte Seite.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im technisch fehlerfreien Betrieb, in der Abwehr von Angriffen und in der Aufklärung von Störungen.

Speicherdauer: 30 Tage. Eine Zusammenführung mit anderen Daten findet nicht statt.

4.2 Nutzerkonto und Bereitstellung der Anwendung

Für die Nutzung legen wir ein Konto an. Verarbeitet werden dabei Firmenname, Name und E-Mail-Adresse der Ansprechperson, gewählte Zugangsdaten in verschlüsselter Form, die zugeordnete Rolle sowie Zeitpunkte der An- und Abmeldung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Verarbeitung ist zur Erfüllung des Nutzungsvertrags erforderlich.

Speicherdauer: für die Dauer des Vertragsverhältnisses. Nach Vertragsende löschen wir das Konto, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

4.3 Kostenlose Testphase

Wenn Sie die Anwendung unverbindlich testen, verarbeiten wir dieselben Kontodaten sowie Angaben zum Beginn und Ende der Testphase.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Testphase auf Ihre Anfrage hin bereitgestellt wird.

Speicherdauer: Wird nach Ablauf der Testphase kein Vertrag geschlossen, löschen wir Konto und Testdaten nach 90 Tagen.

4.4 Vertragsabwicklung und Zahlung

Für die Abrechnung verarbeiten wir Firmenname, Anschrift, Kontaktdaten, gewähltes Leistungspaket, Laufzeit sowie Zahlungsinformationen. Die Zahlungsabwicklung erfolgt über einen Zahlungsdienstleister; vollständige Zahlungsdaten wie Kartennummern liegen uns nicht vor.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsabwicklung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für die Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten.

Speicherdauer: Rechnungs- und Buchungsbelege werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrt, in der Regel 10 Jahre.

4.5 Support und Kommunikation

Wenn Sie uns per E-Mail, Telefon oder über ein Formular kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung des Anliegens. Für den Versand von System- und Servicenachrichten, etwa der Bereitstellung eines Berichts oder einer Rechnung, nutzen wir einen E-Mail-Dienstleister.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anliegen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei sonstigen Anfragen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung Ihres Anliegens.

Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung, darüber hinaus im Rahmen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

4.6 Interessentendaten

Wenn Sie sich für Baudoku interessieren, ohne bereits Kunde zu sein, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und den Verlauf unserer Kommunikation zur Betreuung Ihrer Anfrage. Wir setzen dafür ein Kundenverwaltungssystem ein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für unser berechtigtes Interesse an der Betreuung von Interessenten.

Speicherdauer: 3 Jahre, sofern kein Vertrag zustande kommt und Sie nicht widersprechen.

4.7 Einsatz automatisierter Verarbeitung und künstlicher Intelligenz

Innerhalb der Anwendung werden Sprachnachrichten automatisiert in Text umgewandelt und Berichtstexte automatisiert strukturiert. Dafür setzen wir spezialisierte Dienstleister ein. Diese Verarbeitung betrifft die Inhalte, die Sie in die Anwendung einbringen, und erfolgt daher in Ihrem Auftrag; es gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die erzeugten Berichte sind Vorschläge und werden von Ihnen geprüft.

Die von der Anwendung erzeugten Inhalte sind als maschinell erstellt erkennbar. Eine Auswertung von Stimmung, Gefühlslage oder Leistungsverhalten von Beschäftigten findet nicht statt und ist technisch nicht vorgesehen.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir geben personenbezogene Daten nur weiter, wenn dafür eine Rechtsgrundlage besteht. Eingesetzte Dienstleister sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden und verarbeiten Daten ausschließlich nach unserer Weisung. Ein Verkauf von Daten findet nicht statt.

Eine vollständige und tagesaktuelle Liste der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter mit Firmierung und Verarbeitungsort stellen wir Kunden als Anlage zum Auftragsverarbeitungsvertrag zur Verfügung.

6. Cookies und vergleichbare Techniken

Wir setzen in der Weboberfläche ausschließlich technisch notwendige Speichertechniken ein, insbesondere zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung und zur Sicherung der Sitzung. Rechtsgrundlage für die Speicherung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG; für die anschließende Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Eine Analyse Ihres Nutzungsverhaltens, Reichweitenmessung durch Dritte oder Werbe-Tracking findet nicht statt.

7. Übermittlung in Drittländer

Ein Teil der eingesetzten Dienstleister verarbeitet Daten außerhalb der Europäischen Union. Soweit für das betreffende Land kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt, stützen wir die Übermittlung auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und treffen erforderlichenfalls ergänzende Maßnahmen.

Auf Anfrage legen wir Ihnen die jeweils einschlägigen Garantien offen.

8. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Die konkreten Fristen sind bei den einzelnen Verarbeitungen in Abschnitt 4 genannt. Darüber hinaus speichern wir Daten, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen; für die Dauer dieser Aufbewahrung sind die Daten für andere Zwecke gesperrt.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen die folgenden Rechte zu:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten nach Art. 15 DSGVO
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten nach Art. 16 DSGVO
• Löschung nach Art. 17 DSGVO, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO
• Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an die in Abschnitt 1 genannte Adresse.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf

11. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Die Bereitstellung der zur Vertragsdurchführung erforderlichen Daten ist notwendig, um die Anwendung nutzen zu können. Ohne diese Angaben können wir den Vertrag nicht erfüllen. Eine darüber hinausgehende Bereitstellung von Daten ist freiwillig.

12. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören unter anderem eine verschlüsselte Übertragung, verschlüsselte Speicherung, eine mandantengetrennte Datenhaltung, Zwei-Faktor-Authentifizierung für administrative Zugänge sowie regelmäßig getestete, verschlüsselte Sicherungskopien. Unsere Maßnahmen werden fortlaufend an den Stand der Technik angepasst.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Über wesentliche Änderungen informieren wir unsere Kunden zusätzlich in Textform.